Peşəkar həyatda yazılı ünsiyyət çox vaxt şəxsi görüşdən əvvəl gəlir. İşəgötürən, universitet, müştəri və ya tərəfdaş səni ilk olaraq yazdığın emailə görə tanıyır. Ona görə formal məktub və email yazmaq bacarığı ingilis dilini bilənlərdə belə ayrıca öyrənilməli bir bacarıqdır. Gündəlik söhbətdə təbii səslənən cümlə rəsmi yazıda uyğunsuz görünə bilər, Azərbaycan dilindəki rəsmi üslub isə ingiliscəyə birbaşa köçürüləndə qəribə səslənir.
Bu yazıda ingilis dilində formal məktub və email necə yazılır sualına addım-addım cavab veririk. Salamlama və bağlanış qaydalarını, mövzu sətrini, abzas quruluşunu, nəzakətli ton yaratmağı, hazır ifadələri, ən çox rast gəlinən səhvləri və praktik plan təqdim edirik. Əgər işə müraciət üçün hazırlaşırsansa, bu yazını ingilis dilində CV necə yazılır yazısı ilə birlikdə oxu, çünki cover letter və CV bir-birini tamamlayır.
Formal və qeyri-formal yazı: əsas fərqlər
İngilis dilində üslub iki əsas qütb arasında dəyişir. Qeyri-formal yazı dostlara və yaxınlara yazılan mesajlardır: qısaltmalar, əlamətlər, emojilər, sərbəst quruluş burada normaldır. Formal yazı isə naməlum və ya yüksək statuslu adamlara, işəgötürənlərə, müəllimlərə, rəsmi qurumlara yazılır. Burada qısaltmalar azaldılır, cümlələr tam qurulur, ton nəzakətli və neytral saxlanılır.
Praktik fərqləri aşağıdakı kimi görmək olar. Qeyri-formal yazıda I'm, don't, can't kimi qısaltmalardan istifadə edirik, formal yazıda isə I am, do not, cannot yazmaq daha uyğundur. Qeyri-formal yazıda phrasal feli sevirik: find out, look into, get back to. Formal yazıda isə onların latın mənşəli qarşılıqları üstünlük təşkil edir: discover, investigate, respond. Qeyri-formal mətndə Hi və Thanks kifayətdir, formal mətndə Dear və Thank you daha doğrudur. Bu fərqləri bilmək yetərli deyil, onları ardıcıl tətbiq etmək lazımdır: yarısı formal, yarısı danışıq dilində olan email qarışıq təəssürat yaradır.
Üslub seçimi oxucudan asılıdır. Şübhə yaranarsa, bir pillə daha formal tərəfə get. Həddindən artıq nəzakətli yazmağın zərəri azdır, həddindən artıq səmimi yazmağın zərəri isə böyük ola bilər. Əlaqə qurduğun şəxs sənə birinci adla müraciət edib Hi John yazırsa, sən də ona uyğunlaşa bilərsən, amma əvvəlcə formal başlamaq həmişə daha təhlükəsizdir.
Formal emailin quruluşu
Formal email və formal məktub eyni məntiqlə qurulur, fərq yalnız formatdadır. Məktubda ünvan, tarix və imza bloku daha rəsmi görünür, emaildə isə mövzu sətri və qısa abzaslar ön plana çıxır. Dörd hissə var: salamlama, giriş, əsas hissə, bağlanış. Hər hissənin öz funksiyası var və onları qarışdırmaq oxucunu çaşdırır.
Mövzu sətri (subject line) emailin ən çox unudulan, amma ən vacib hissəsidir. Oxucu çox vaxt emaili açıb-açmamağa yalnız bu sətrə baxaraq qərar verir. Yaxşı mövzu sətri qısa və konkretdir: Application for Marketing Assistant Position, Question about IELTS Course Schedule, Request for Meeting on Friday. Pis mövzu sətri isə boş buraxılır və ya Hello, Question, Urgent kimi ümumi sözlərdən ibarət olur. Mövzu sətrində bütün sözləri böyük hərflə yazma, ünlem işarəsi qoyma, emaili spama oxşar etmə.
Salamlama adın məlum olub-olmamasından asılıdır. Adı bilirsənsə, Dear Mr. Smith, Dear Ms. Jones yaz. Qadının ailə vəziyyətini bilmirsənsə, Ms. işlət, Miss və Mrs. yox. Adı bilmirsənsə, Dear Hiring Manager və ya Dear Sir or Madam yaz, amma əvvəlcə şirkətin saytında əlaqədar şəxsi tapmağa çalış, çünki adla müraciət həmişə daha güclü təəssürat yaradır. Dr. və Professor kimi titulları unutma: universitet müəllimlərinə yazarkən Dear Professor Brown düzgün seçimdir.
Giriş abzası: niyə yazırsan?
Birinci abzasda yazının məqsədi bir cümlə ilə bildirilir. Oxucu uzun girişləri sevmir, ona görə birbaşa mətləbə keç. Klassik açılış: I am writing to enquire about the English course advertised on your website. Cavab yazırsansa: Thank you for your email of 10 October. İşə müraciət edirsənsə: I am writing to apply for the position of Sales Assistant, as advertised on LinkedIn. Bu cümlələrin hamısı eyni işi görür: oxucuya dərhal deyir ki, bu email nə üçündür.
Əgər oxucu səni tanımırsa, bir cümlə ilə özünü təqdim et. Məsələn: I am a final-year student at Baku State University and I am interested in your summer internship programme. Gözləmə və kontekst vermə mərhələsini uzatma, çünki əsas fikir ilk iki cümlədə olmalıdır. Yazının ilk abzasında məqsəd aydın olmayan email çox vaxt cavabsız qalır.
Burada ən çox rast gəlinən səhv sözbəsöz tərcümədir. Azərbaycan rəsmi üslubunda hörmətli sizdən xahiş edirəm kimi uzun ifadələr işlənir. İngiliscədə isə qısa və düz yol seçilir: I would like to ask whether... və ya Could you please let me know... Uzun və dolaşıq cümlə nəzakət əlaməti deyil, əksinə, aydınlıq çatışmazlığıdır.
Əsas hissə: məlumat və xahiş
Əsas hissədə detalları verirsən. Hər abzas bir fikir daşımalıdır. Əgər bir neçə sual və ya xahişin varsa, onları nömrələnmiş siyahı və ya ayrı abzaslarla ver, böyük bir mətn blokuna yığma. Mobil telefonda oxuyan adam üçün uzun blok demək olar ki, oxunmazdır. Hər abzasda 2-4 cümlə kifayətdir.
Xahiş formalaşdırarkən ingilis dilində nəzakət ən çox modal fellərlə və şərt formaları ilə yaradılır. Direct xahiş: Send me the price list. Nəzakətli xahiş: Could you please send me the price list? Daha formal: I would be grateful if you could send me the price list. Üçüncü variant işə müraciətdə və rəsmi qurumlara yazılan məktublarda üstünlük təşkil edir. Əmr formasından qaç, çünki o, tələb kimi səslənir. Please sözü də tək başına nəzakət yaratmır, cümlənin quruluşu da nəzakətli olmalıdır.
Əlavə fayl göndərirsənsə, bunu mətndə mütləq qeyd et: Please find attached my CV and cover letter. Bu cümlə həm oxucuya fayl olduğunu xatırladır, həm də əlavəni unutmaq riskini azaldır. Göndərməzdən əvvəl faylın həqiqətən əlavə olunduğunu yoxla, çünki əlavəsiz göndərilmiş email ikinci mesaj göndərməyi və pis təəssürat yaratmağı deməkdir.
Aşağıdakı kartlarda formal emailin hər hissəsi üçün hazır ifadələr toplanıb. Onları olduğu kimi köçürmə, öz vəziyyətinə uyğunlaşdır. Məqsəd ifadələri əzbərləmək yox, onların hansı hissədə və hansı tonda işləndiyini başa düşməkdir.
Bu ifadələri öyrənərkən ayrı-ayrı sözləri yox, tam qəlibləri yadda saxla. I would be grateful if you could kimi hazır blok gələcəkdə yüzlərlə fərqli emailin əsasına çevrilir. Qəlibləri yadda saxlamaq üçün effektiv üsul aralıqlı təkrardır. Bu metod barədə ingilis dilində söz öyrənmək yazısında ətraflı danışılır və eyni üsul ifadələr üçün də işləyir.
Bağlanış və imza
Son abzas iki işi görür: növbəti addımı bildirir və nəzakətlə bitirir. I look forward to hearing from you ən geniş yayılmış bağlanış cümləsidir. Əgər cavab tələb edirsənsə, tarix göstərmək olar: I would appreciate your reply by Friday, 18 October. Əlavə sualları olarsa, əlaqə qura biləcəyini bildir: Please do not hesitate to contact me if you need any further information. Bütün bu cümlələr hazır qəliblərdir və hər yerdə işlədilə bilər.
Bağlanış sözü salamlamaya uyğun olmalıdır. Britaniya qaydası belədir: Dear Mr. Smith ilə Yours sincerely, Dear Sir or Madam ilə Yours faithfully. Amerika üslubunda isə Sincerely, Best regards və ya Kind regards kifayətdir. Best wishes artıq daha səmimi tona aiddir və rəsmi ilk yazışmada tövsiyə olunmur. Bağlanış sözündən sonra vergül qoyulur, ondan sonra yeni sətirdə tam adın yazılır. Emailin sonunda isə adətən vəzifə, şirkət və əlaqə nömrəsini göstərən imza bloku əlavə olunur.
Emaili göndərməzdən əvvəl ünvanı, adı və əlavəni yoxla. Reply all düyməsini yalnız həqiqətən lazım olduqda istifadə et. Cc sahəsinə yalnız məlumatlandırılmalı adamları əlavə et, Bcc isə şəxsi ünvanları gizlətmək üçündür. Bu texniki detallar peşəkarlığı göstərir və səhv ünvana göndərilmiş məxfi məlumatın qarşısını alır.
Ton: nəzakətli, amma çox uzun deyil
İngilis dilində nəzakət dolayı ifadələrlə yaradılır, amma həddindən artıq nəzakət də problemdir. Bir emaildə üç dəfə sorry, beş dəfə please yazmaq inamsız təəssürat yaradır. Düzgün ton qısa, neytral və hörmətli olur. Məsələn, I am sorry to bother you əvəzinə birbaşa I am writing to ask yaz. Uzun üzrxahlıq oxucunun vaxtını alır və səni zəif göstərir.
Mənfi xəbər və ya şikayət yazarkən ton xüsusilə vacibdir. Şikayət yazırsansa, emosiya yox, fakt ver: I ordered the product on 5 October, but I have not received it yet. Sonra nə istədiyini aydın bildir: I would appreciate it if you could look into this matter and let me know the expected delivery date. Dilin aqressiv olması nəticəni pisləşdirir, sakit və faktlara əsaslanan ton isə problemi daha tez həll edir. Rədd cavabı verirsənsə, əvvəl təşəkkür et, sonra qərarı bildir, sonda isə qapını açıq saxla: Thank you for your offer. Unfortunately, I will not be able to attend, but I hope we can work together in the future.
Passive voice də formal tonda faydalıdır, çünki şəxsi məsuliyyəti yumşaldır. Məsələn, You made a mistake əvəzinə An error appears to have occurred yaza bilərsən. Bu üsul şikayət və problem bildirən emaillərdə münaqişəni azaldır və oxucunu müdafiə mövqeyinə keçirmir.
Üç tipik nümunə: ssenari və cümlələr
Birinci ssenari məlumat sorğusudur. Kurs, proqram və ya xidmət barədə soruşursan. Mövzu sətri: Enquiry about English Courses. Giriş: I am writing to enquire about your evening English courses. Əsas hissə: Could you please let me know the course schedule, the duration and the total fee? I would also like to know whether a free trial lesson is available. Bağlanış: Thank you for your time. I look forward to hearing from you. Yours sincerely, Aysel Mammadova. Bu qısa email dörd suala cavab alır və heç bir artıq söz yoxdur.
İkinci ssenari işə müraciətdir. Mövzu sətri: Application for Marketing Assistant Position. Giriş: I am writing to apply for the Marketing Assistant position advertised on your website. Əsas hissə: I have a bachelor's degree in Economics and one year of experience in social media management. I have attached my CV for your review. Bağlanış: Thank you for considering my application. I look forward to the opportunity to discuss my qualifications. Dörd cümlə, hər biri məqsədə xidmət edir. Əgər vakansiya daha ətraflı cover letter tələb edirsə, bu strukturu 3-4 abzasa genişləndirmək kifayətdir.
Üçüncü ssenari görüşü təyin etmək və ya dəyişməkdir. Mövzu sətri: Request to Reschedule Meeting. Giriş: I am writing regarding our meeting scheduled for Monday, 14 October. Əsas hissə: Unfortunately, I have a scheduling conflict and will not be able to attend. Would it be possible to move the meeting to Wednesday at the same time? Bağlanış: I apologise for any inconvenience and appreciate your understanding. Burada ən vacib şey həll yolunu birlikdə təklif etməkdir: yalnız problemi bildirmək yox, alternativ vermək peşəkarlıq göstəricisidir.
Üç ssenari arasında ortaq cəhətləri görürsən: hər biri mövzu sətri ilə başlayır, bir abzasda məqsədi bildirir, konkret məlumat verir və nəzakətlə bitir. Bu quruluşu bir dəfə mənimsəsən, istənilən vəziyyətə uyğunlaşdıra bilərsən. Ən yaxşı məşq real emailləri yazmaq və müəllimlə yoxlamaqdır: yazı bacarığı yazaraq inkişaf edir. Ümumiyyətlə yazı vərdişlərini necə gücləndirmək barədə ingilis dili writing yazısında sistemli məşqlər verilir.
Azərbaycanlıların ən çox etdiyi səhvlər
Birinci səhv rus və Azərbaycan rəsmi üslubunun sözbəsöz köçürülməsidir. Hörmətli cənab direktor, sizə müraciət edirəm kimi başlanğıc ingiliscədə Dear Director, I am writing to... kimi sadə formada olmalıdır. İkinci səhv uyğun olmayan salamlamadır: Hello, dear friend rəsmi emailə yaramır, Hi isə yalnız yaxın tanışlara uyğundur. Üçüncü səhv mövzu sətrinin buraxılmasıdır. Boş mövzu ilə gələn email çox vaxt spam qovluğuna düşür və ya oxunmadan qalır.
Dördüncü səhv həddindən artıq uzun cümlələrdir. Azərbaycan dilində uzun, tabeli mürəkkəb cümlə normal sayılır, ingiliscədə isə formal yazıda belə 15 ilə 25 söz arasında cümlələr daha yaxşı işləyir. Beşinci səhv zamanların qarışmasıdır: keçmiş hadisəni danışarkən Past Simple, hazırkı vəziyyəti bildirərkən Present Simple istifadə et. Altıncı səhv artikl və sözönü səhvləridir. Azərbaycan dilində artikl yoxdur, ona görə a, an, the unudulur və ya yersiz əlavə olunur. Sözönləri də fərqlidir: reply to, interested in, depend on kimi sabit qəliblər əzbərlənməlidir.
Yeddinci səhv səhv anlaşılan "təşəkkür" və "xahiş" arasındakı fərqdir. Please və Thank you hər cümləyə əlavə olunmur, lakin yerində istifadə olunmalıdır. Səkkizinci səhv son yoxlamanı atlamaqdır: orfoqrafiya səhvi, səhv ad, səhv tarix, əlavəsiz email. Hər dəfə göndərməzdən əvvəl emaili ucadan oxumaq bu səhvlərin əksəriyyətini tutur. Ən son qayda isə tərcümə alətlərindən ehtiyatla istifadə etməkdir: Google Translate sözləri düzgün tapa bilər, amma tonu və formallıq səviyyəsini həmişə düzgün seçmir.
Formal yazıda tez-tez qarışdırılan sözlər və qaydalar
Bir neçə söz cütü formal yazıda tez-tez səhv işlədilir. Affect və effect fərqli sözlərdir: affect feldir (This will affect our plans), effect isə isimdir (The effect was positive). Advice isimdir, advise feldir. Principal və principle eyni səslənir, amma biri məktəb direktoru və ya əsas mənasındadır, o biri isə prinsipdir. Its sahiblik bildirir, it's isə it is deməkdir. Formal yazıda it's kimi qısaltmaya ümumiyyətlə yol verilmir, ona görə bu qarışıqlıq nadir yaranır, amma yoxlamaq lazımdır.
Durğu işarələri də peşəkar təəssüratda rol oynayır. Salamlamadan sonra vergül qoyulur (Dear Mr. Smith,), bağlanışdan sonra da vergül gəlir. Ünlem işarəsini formal emaildə minimum işlət, çünki həddindən artıq həvəs peşəkar tonu pozur. Tarixləri yazarkən ay adını sözlə göstərmək qarışıqlığın qarşısını alır: Amerikada 10/12 oktyabrın 12-si, Britaniyada isə dekabrın 10-u deməkdir. Ona görə 12 October kimi yazmaq beynəlxalq yazışmada ən təhlükəsiz yoldur.
Vaxt məsələsində də fərqlər var. 3 pm və 15:00 hər ikisi tanınır, lakin saat qurşağını göstərmək beynəlxalq görüşlər üçün vacibdir: 3 pm Baku time. Bu kiçik əlavə yanlış anlaşılmanın qarşısını alır. Yazışmada cavab müddəti də önəmlidir: işgüzar emailə adətən 24-48 saat ərzində cavab vermək normadır. Cavabı gecikdirirsənsə, qısa təsdiq göndər: Thank you for your email. I will get back to you by Friday. Bu, oxucuya mesajının alındığını bildirir və gözləmə müddətini aydın edir.
Follow-up: cavab gəlməyibsə nə etməli?
İşə müraciət və ya vacib sorğudan sonra cavab gəlməyə bilər. Bu normaldır və əksər hallarda səbəb ünsiyyətsizlik yox, işəgötürənin məşğulluğudur. Bir həftə gözlədikdən sonra nəzakətli xatırlatma yazmaq düzgün addımdır. Mövzu sətri qalsın, əvvəlki yazışmaya cavab kimi göndər ki, kontekst görünsün. Mətn: I am writing to follow up on my application submitted on 10 October. I would be grateful if you could let me know whether there are any updates. Thank you for your time.
Follow-up emailində təzyiq göstərmə. İki xatırlatmadan çox göndərmək qeyri-peşəkar görünür, ikinci xatırlatmadan sonra isə növbəti addımı özün müəyyən et: başqa kanalla əlaqə qur və ya başqa imkanlara yönəl. Hər iki yazışma ən nəzakətli tonda olmalıdır, çünki gələcəkdə eyni şəxslə yenidən əlaqə qurmaq lazım gələ bilər. Peşəkar mühitdə reputasiya yazılı izlərdən formalaşır.
5 addımda formal email yaz
Növbəti addım
Formal yazı təcrübə ilə yaxşılaşır. Əvvəlcə üç əsas ssenarini (sorğu, müraciət, görüşün təyini) öz sözlərinlə yaz, sonra müəllimə göstər və səhvləri birlikdə təhlil et. Hər düzəliş təkrarlanan səhvlərin qarşısını alır. İstəyirsənsə, ingilis dili repetitor tap və ilk dərsdə real email üzərində işlə. Daha sistemli yanaşma üçün ingilis dili kursları Tutor.az-da işgüzar yazı da daxil olmaqla bütün səviyyələr üzrə keçirilir.